Dlaczego archiwizacja dokumentacji medycznej ma duże znaczenie?
Archiwizacja dokumentacji medycznej stanowi bardzo istotną kwestię w sektorze opieki zdrowotnej. Poprawne przechowywanie dokumentów zapewnia zgodność z przepisami prawnymi, a jednocześnie umożliwia efektywne zarządzanie informacjami pacjentów. Dane medyczne są bowiem konieczne do świadczenia odpowiedniej opieki zdrowotnej.
Dokumentacja medyczna zawiera istotne informacje o leczeniu i stanie zdrowia pacjentów. Jest niezbędna dla lekarzy, ponieważ umożliwia podejmowanie świadomych decyzji terapeutycznych. Ma również znaczenie dla pacjentów, którzy chcą mieć dostęp do swoich danych zdrowotnych. Archiwalne dokumenty medyczne są potrzebne także w przypadku audytów i procesów sądowych. Korzystają z nich również placówki badawcze i edukacyjne. Jak więc widać, przechowywanie dokumentów medycznych na znaczenie w wielu aspektach.
Wymogi prawne dotyczące dokumentów medycznych
Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji medycznej różnią się w zależności od kraju. Zazwyczaj jednak obejmują wymogi dotyczące czasu przechowywania, formatu (papierowego lub elektronicznego) i bezpieczeństwa danych. W Polsce dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez okres nie krótszy niż 20 lat od ostatniego wpisu. Takie wymagania mogą być trudne do spełnienia dla wielu placówek. Archiwizacja dokumentów medycznych zajmuje sporo miejsca i wiąże się z koniecznością zachowania odpowiedniego bezpieczeństwa danych. Nieautoryzowany dostęp może spowodować, że wypłyną informacje o tym, że pacjent miał wykonane laserowe usuwanie prostaty bądź inne zabiegi. To sytuacja niedopuszczalna i skutkująca odpowiedzialnością karną. Nie wszystkie placówki medyczne są w stanie podołać takim wymogom. Dlatego powstały firmy, które świadczą odpłatne usługi archiwizacyjne.
Cyfrowa i fizyczna archiwizacja dokumentacji medycznej
Cyfryzacja dokumentacji medycznej staje się powoli standardem. Oferuje bowiem łatwiejszy dostęp i lepsze zarządzanie danymi. Systemy EMR (Electronic Medical Records) pozwalają na gromadzenie, przetwarzanie i archiwizowanie informacji w sposób zorganizowany i bezpieczny. Jednak przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej wymaga zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa cybernetycznego. Trzeba bowiem chronić dane wrażliwe przed nieautoryzowanym dostępem.
Mimo postępującej cyfryzacji, wiele placówek wciąż przechowuje dokumentację w formie papierowej. Ważne jest, aby takie dokumenty były przechowywane w bezpiecznym miejscu. Konieczna jest ochrona przed wodą, ogniem czy innymi możliwymi zagrożeniami. Niezbędne jest przy tym właściwe indeksowanie po to, aby umożliwić szybki dostęp do dokumentów, gdy są one potrzebne.
Najlepsze praktyki archiwizacji
Archiwizacja dokumentów medycznych wiąże się z wieloma wyzwaniami. Konieczne jest bowiem zapewnienie prywatności danych, ich bezpieczeństwo i dostępność. Najlepsze praktyki w tym zakresie obejmują regularne przeglądy procedur archiwizacyjnych i szkolenie personelu odpowiedzialnego za zarządzanie dokumentacją. Niezbędne jest również stosowanie odpowiednich środków technicznych. Placówki mogą same zajmować się archiwizacją, bądź scedować ten obowiązek na profesjonalne firmy archiwizacyjne Wrocław.